Föreningsteknik

För att kunna starta klubb krävs minst 3 personer till en styrelse, ordförande, sekreterare och kassör. Förfrågan om att stata klubb ställs till avdelningsstyrelsen som sedan beslutar om att starta ny klubb. 

Att arbeta som förtroendevald innebär också att hantera en del föreningstekniks frågor. Vi hoppas att informationen under dessa flikar skall hjälpa dig att komma igång med att driva en klubb och kunna göra rätt i de olika processerna. Klicka på underflikarna till denna meny för att läsa mer.

För att få en bra grundförståelse för hur just denna förening är uppbyggd rekommenderar vi att du börjar med att titta i stadgarna och arbetsordningen. Där hittar du det regelverk som styr stora delar av föreningens verksamhet.

Under fliken att vara förtroendevalda hittar du också en del användbart.

Här hittar du en översikt i vad som händer under ett verksamhetsår. Vi hoppas att detta skall vara till hjälp för dig i att komma ihåg olika datum och hållpunkter. Utöver detta skall sedan varje klubb också göra en egens verksamhetsplan som innehåller med delar än bara dessa grunddelar i sin verksamhet.

JANUARI

• De lokala valberedningarna (klubbarna) färdigställer sitt förslag. Bör vara klubbens sekreterare till handa senast 2 veckor innan årsmötet om valberedningens förslag skall kunna skickas ut tillsammans med kallelsen och övriga handlingar.
• Årsmötes handlingar framställs och skickas ut med kallelse till årsmöte senast 1 vecka innan årsmöte

FEBRUARI

• Senast den sista februari skall årsmötena vara genomförda.
• Efter klubbs årsmöte skall samtliga årsmöteshandlingar skickas in till regionansvarig inom 5 veckor.

MARS

• Ansökan om klubbidrag: bidrag per medlem och extra bidrag (använd särskild blankett för detta som återfinns under ekonomi i handboken). Klubben skickar ansökan till sin regionansvarige. Detta skall göras samtidigt som årsmöteshandlingarna skickas in.

APRIL

• Vart annat år genomföra regionmöte där förtroendet för regionansvarige omprövas. Anmäla regionvalet till valberedningen inför ombudsmötet.
• Central valberedning slutför arbetet senast 2 veckor innan ombudsmötet men avdelningssekreteraren brukar behöva underlaget senast 3 veckor innan om det skall kunna skickas ut tillsammans med handlingarna.

MAJ

• Ombudsmöte skall vara genomfört senast sista maj.

SEPTEMBER

• RALS arbetet påbörjas och genomförs under hösten.

NOVEMBER/DECEMBER

• Påbörja valberedningsarbetet på alla nivåer. Sammankallande i valberedningen kallar till sig valberedningen. För info kring valberedningens arbete se lathund "Valberedning".
• Påbörja årsplaneringen inför kommande år.

Varje år skall avdelningen hålla ett ombudsmöte dit samtliga klubbar kallas och får deltaga utifrån stadgeenligt beslutat antal delegater. Nedan en lathund för genomförande av ett ombudsmöte.

Börja planera i god tid så alla tidsramar kan hållas. Kontrollera stadgarna så inget missas. Ombudsmötet skall hållas före den 1 juni varje år och är avdelningens högst beslutande organ. Avdelningsstyrelsens ledamöter är gemensamt ansvariga för avdelningen.

Att göra:

• Boka tid och plats
• Boka lokal
• Boka in en extern mötesordförande och sekreterare
• Iordningställa möteshandlingar
• Dagordning (Se stadgarna för vilka ärenden som skall finnas på dagordningen)
• Verksamhetsberättelse (gör en gemensam berättelse för hela avdelningen, ej enskild för varje region)
• Verksamhetsplan
• Budget
• Bokslut
• Revisionsberättelse
• Skicka ut kallelse senast 8 veckor innan mötet.
• Begära in motioner senast 5 veckor innan mötet.
• Skicka ut möteshandlingar senast 2 veckor innan mötet.

Valberedningens underlag inför mötet bör skickas ut i samband med att möteshandlingarna går ut, men dock ej senare än vad som anges i stadgarna.

Kallelse

Kallelsen skall innehålla:

• Tid
• Plats
• Motioner skall vara inne senast och vem eventuella motioner skall skickas till
• Vilka som får deltaga
• Typ av facklig ledighet, begärs enligt Villkorsavtalet (kap 9, 2 § punkt d) snarast.

Deltagare

Röstberättigade deltagare som kallas till ombudsmötet är:

• Sittande avdelningsstyrelse
• Varje aktiv klubb representeras med det antal ombud som framgår av stadgarna och antalet medlemmar i klubben.
• Klubbarna har rätt att skicka ombud för klubben från annan klubb inom den egna regionen.
• Ombud skall framföra röst enligt den klubben som de representerar, ej rösta utifrån egna personliga intressen.

Underlag för medlemsantalet utgörs av Fackförbundet ST:s medlemsförteckning per den 31 december föregående år.

Utöver röstberättigade kallas även:

• Valberedningen
• Revisorerna

Avdelningen kan även bjuda in förbundsrepresentant, föreläsare eller annan person av intresse för mötet.

På dagordningen vid ombudsmötet skall följande ärenden förekomma

• Prövning av att ombudsmötet kallats enligt stadgarna
• Fastställande av röstlängd
• Val av mötesordförande och vice mötesordförande
• Val av mötessekreterare och vice mötessekreterare.
• Val av två (2) justeringsmän att jämte mötesordföranden justera protokollet, tillika rösträknare
• Fastställande av dagordning
• Avdelningsstyrelsens verksamhetsberättelse
• Avdelningens bokslut
• Resultatdisposition
• Revisionsberättelse
• Beslut om ansvarsfrihet för styrelsen.
• Beslut om eventuell avdelningsavgift
• Beslut om bidrag till klubbarna.
• Fastställande av verksamhetsplan och budget
• Motioner och styrelsens yttranden
• Val av avdelningsordförande för en tid av två år enligt 19 §, om aktuellt.
• Val av vice avdelningsordförande för en tid två år enligt 19 §, om aktuellt,
• Val av styrelseledamöter för mandattid av två (2) år enligt 19 §,
• Val av ersättare för en tid av två (2) år ombudsmötet väljer även tjänstgöringsordning enligt 19 §, om aktuellt,
• Val av två (2) revisorer, samt två (2) ersättare för en tid av två (2 år), ombudsmötet väljer tjänstgöringsordning enligt 12 §, om aktuellt enligt 19§,
• Val av ombud och ersättare till förbundsstämma utöver ordförande.
• Val av ombud och ersättare till kongress utöver ordförande.
• Val av tre (3) personer, varav en är sammankallande, samt två (2) ersättare för en tid av ett (1) år, att utgöra avdelningens valberedning, ombudsmötet väljer tjänstgöringsordning enligt 12 §.

Efter ombudsmötet

Att göra:

• Hålla konstituerande möte innan avdelningen kan börja arbete.
• Tillse att få in justerade och underskrivna protokoll
• Protokoll från ombudsmötet skall tillställas klubbarna senast 45 dagar efter mötet.

Handlingar som ska skickas till förbundskansliet:

• Verksamhetsberättelse, bokslut och revisionsberättelse. Avdelningsanslag och lokalt beslutade avgifter ska redovisas separat i bokslutet.
• Underskrivet protokoll från ombudsmöte.
• Verksamhetsplan.
• Nya stadgar. Dessa måste beslutas av förbundet innan de kan träda i kraft.
• Obs! Avdelningar med sektioner eller klubbar ska även lämna in en förteckning över dessas egna kapital.

Handlingarna skickas till avdelningsarkiv@st.org.

Varje år skall alla klubbar under avdelningen hålla ett årsmöte dit samtliga medlemmar kallas. Nedan en lathund för genomförande av ett årsmöte.

Börja planera i god tid så alla tidsramar kan hållas. Kontrollera stadgarna så inget missas. Årsmötet skall hållas före den 1 mars varje år och är klubbens högst beslutande organ. Styrelsens ledamöter är gemensamt ansvariga för klubbens arbete.

Att göra:

• Boka tid och plats
• Boka lokal
• Boka in en mötesordförande och sekreterare
• Iordningställa möteshandlingar
• Dagordning (Se stadgarna för vilka ärenden som skall finnas på dagordningen)
• Verksamhetsberättelse
• Verksamhetsplan
• Budget
• Bokslut
• Revisionsberättelse
• Skicka ut kallelse senast 3 veckor innan mötet.
• Begära in motioner senast 2 veckor innan mötet.
• Skicka ut möteshandlingar bör göras 1 veckor innan mötet.

Valberedningens underlag inför mötet bör skickas ut i samband med att möteshandlingarna går ut, men dock ej senare än vad som anges i stadgarna.

Kallelse

Kallelsen skall innehålla:

• Tid
• Plats
• Motioner skall vara inne senast och vem eventuella motioner skall skickas till
• Vilka som får deltaga

Deltagare

Röstberättigade deltagare som kallas till årsmötet är Klubbens samtliga medlemmar.

På dagordning vid klubbs årsmöte skall Följande ärenden förekomma

• Prövning att mötet kallats enligt stadgarna.
• Val av ordförande och sekreterare för mötet.
• Val av protokolljusterare, tillika rösträknare.
• Beslut om dagordning.
• Verksamhetsberättelse och bokslut.
• Revisionsberättelse.
• Beslut om ansvarsfrihet för styrelsen.
• Beslut om klubbavgift.
• Beslut om verksamhetsplan och budget.
• Motioner och styrelsens yttranden.
• Val av ordförande.
• Val av övriga ledamöter i styrelsen.
• Val av ersättare för styrelsens ledamöter.
• Val av revisorer och ersättare.
• Val av arbetsplatsombud.
• Fastställande av val av skyddsombud.
• Val av valberedning och ersättare.
• I förekommande fall, val av representant och ersättare till regionkonferensen i regionen.

Ärende som inte tagits med i styrelsens förslag till dagordning får ändå behandlas efter särskilt beslut av årsmötet med minst två tredjedels majoritet av de närvarande röstberättigade medlemmarna. Fråga om stadgeändring får dock inte tas upp på detta sätt (se §57). Fråga kan inte avgöras förrän klubbstyrelsen yttrat sig.

Efter årsmötet

Att göra:

• Hålla konstituerande möte innan styrelsen kan börja arbete.
• Tillse att få in justerade och underskrivna protokoll
• Snarast efter årsmötet skall registret uppdateras och mandatperioder fyllas i
• Tillse att samtliga medlemmar har tillgång till årsmötesprotokollet
• Ansökan om klubbidrag, extra bidrag och medlemsbidrag skall göras snarast. Använd blankett för detta och skicka det till regionansvarig.

Senast 5 veckor efter mötet skall följande skickas till regionansvarige i ett samlat PDF-dokument:

• Underskrivet protokoll från årsmöte,
• Verksamhetsberättelse
• Verksamhetsplan
• Årsbokslut
• Budget för kommande år
• Revisionsberättelse

I ytterligare ett dokument skall följande information tillsändas regionansvarige senast 5 veckor efter årsmötet:

• Vilka som skall ha tillgång till klubbkassan Namn Personnummer Titel
• Registeransvariga
• Vilka som representerar vid MBL 19 och skyddskommittéer, namn och personnummer

Alla dokument som skickas till regionansvarig bör läggas i ett och samma mail för att underlätta administrationen.

MALLAR – som verktyg kring årsmöten:

Särskilda Mall-dokument finner ni handboken för det som anges nedan. Dessa Mallar skall ses som hjälpande verktyg för de klubbar som behöver det. Dessa är inte skrivna i sten och ett måste att använda om man anser sig ha likvärdiga fungerande system. Kontroller dock så inget saknas i de dokument ni använt sedan tidigare.

• Kallelse
• Dagordning
• Verksamhetsberättelse
• Verksamhetsplan
• Årsbokslut
• Budget för kommande år
• Revisionsberättelse
• Protokoll

Konstituerande möte

Kassören i en förening fyller en viktig funktion i styrelsearbetet och är förutom att vara delaktig i styrelsearbetet i enlighet med klubbens och klubbstyrelsens stadgar och arbetsupplägg särskilt ansvarig för ekonomin. Förutom annat arbete som förtroendevalda genomför finns särskilda uppgifter som åligger kassören och som nedan redogörs i en någon kortfattad form och kommer avhandla några centrala begrepp som förekommer och som kassörer bör känna till.

Föreningen är en självständig juridisk person. Detta innebär att styrelseledamöterna normalt sett inte belastas privat vid exempelvis beställningar, lån och när avtal tecknas i föreningens namn, så länge de inte bryter mot föreningens stadgar och någon lag eller går emot vad årsmötet beslutat. Dock kan årmötet som är klubbens högs beslutande organ hålla individer eller hela styrelsen ansvarig för eventuell förskingring genom att inte bevilja styrelsen ansvarsfrihet. Detta är ytterst ovanligt och skall användas med försiktighet och bara när det är grova felaktigheter som begåtts, och då främst om det har ett ekonomiskt värde för föreningen.

Som kassör skall du ha koll på organisationsnumret för den klubb du är invald i styrelsen för. Organisationsnummer motsvarar "personnumret" för ST klubb xxxx inom Kriminalvården.

Kassörens övergripande uppgifter

Kassören är firmatecknare tillsammans med ordföranden och ansvarar för den ekonomiska rapporteringen till styrelsen. Kassören sköter föreningens ekonomi, vilket innebär att:

• Göra in- och utbetalningar
• Sköta föreningens bokföring
• Presentera budgetförslag
• Lämna regelbundna ekonomiska rapporter till styrelse och revisorer.
• Balans- och resultatrapporter skrivs ut och redovisas till varje styrelsemöte, samt vid varje årsmöte.
• Förbereda underlag för och göra ansökan om klubbidrag, medlemsbidrag och extra bidrag.
• Upprätta förslag till budget
• I god tid före årsmötet göra bokslut med resultat- och balansräkningar

Verksamhetsår

Verksamhetsåret för ST inom Kriminalvården följer kalenderåret. Det vill säga det årsmöte som hålls i början av år 2023 ska avhandla den period som varit 2022-01-01 till 2022-12-31 och blicka framåt mot innevarande år, det vill säga 2023-01-01 till 2023-12-31. Sedan rullar det vidare från år till år med avstämning av föregående år och val, budget verksamhetsplan etc. för innevarande år.

Årsmötet är klubbens centrala beslutande organ och skall alltså dels följa upp det gångna årets verksamhet och ekonomi samt godkänna planerad verksamhet och budget för det innevarande året. Årsmötet kallas i enlighet med stadgar i god tid och medlemmar har möjlighet att inkomma med motioner eller skrivelser inför detta.

Upprätta förslag till budget

En budget är en plan över förväntade intäkter och kostnader. Den bör ligga i linje med föreningens verksamhetsplan och ska diskuteras och beslutas av hela styrelsen. Den tar upp intäkter i form av avgifter, räntor, bidrag, lotterier med mera och kostnader för den planerade verksamheten. Årsmötet fastställer budgeten.

Utifrån klubbens storlek och planerade aktiviteter ska kassören framställa en budget inför kommande år (vilket vid tiden för årsmötet alltså blir det år som redan börjats) utifrån beräknade inkomster från avdelningen och vad pengarna ska användas till. Budgeten är bara en grundplan men bör planeras så att man har ett hum om hur klubbens medel ska användas. Budgeten ska kunna presenteras och diskuteras på årsmötet med synpunkter från medlemmarna huruvida de accepterar kassörens planering och kassören kan även se detta som en vägledning för hur medlemmarna önskar prioritera klubbens arbete.

Godtas kassörens planerade budget (eller med eventuella justeringar som kan ske om årsmötet påverkat budgeten) så ska man sedan under året försöka hålla budgeten. Utifrån olika variabler kan utgifter variera stort beroende på verksamhetsfaktorer och även omvärldsfaktorer (pandemier, krig, förhöjda livsmedelspriser etc.). Kassören håller styrelsen informerad om hur ekonomin ser ut och det kan bli nödvändigt att frångå budgeten vilket sedan rimligen kan förklaras när detta följs upp på nästkommande årsmöte där medlemmarna får ta del av resultaten från året som gått.

Målet för klubben bör vara att förbruka de medel som avdelningen fördelar ut då det inte finns något syfte med stora överskott från år till år. De medel som fördelas ut är tänkta att använda för värvning, medlemsaktiviteter och annat under årets gång och förutom en viss buffert för att kunna hantera prisförändringar bör riktmärket vara att budgetera för att använda pengarna klubben har.

Firmateckning och bank

Som kassör utgör du en av två firmatecknare för föreningen, den andra firmatecknaren brukar vara ordföranden. Som firmatecknare har du som kassör mandat att bruka klubbens pengar. Detta ska så klart endast göras genom utgifter kopplade till verksamheten och inom ramen för den budget klubben godkänt vid årsmötet eller på annat sätt motiverat utifrån klubbens arbete. För alla ekonomiska utgifter SKALL det finnas ett beslutsunderlag som fattats gemensamt av styrelsen och protokollförts vid möte.

Varje klubb har ett konto i Handelsbanken som är knutet till det konto som avdelningsstyrelsen har. Så här går det till:

• Klubben meddelar sin regionansvarige vilka personer som ska ha tillgång till kontot. Namn, personnummer och adress till klubben ska vara med i detta meddelande. Vilka som ska ha tillgång till kontot ska också framgå av klubbens årsmötesprotokoll och konstituerande protokoll.
• Regionansvarig kontaktar kassören för att lägga upp detta.
• Klubbens kassör kontaktar och besöker sin lokala handelsbank för att få bankdosa och inloggningskort. Om det är två som ska ha tillgång till kontot måste båda besöka banken. Detta kan göras var och en för sig.

OBS! på ert lokala bankkontor så ska det inte öppnas något konto, detta sköts av avdelningens kassör. Ni ska endast hämta ut inloggningsdosa.

Inloggning sker genom Handelsbankens hemsida (handelsbanken.se) och du ska logga in som företagskund. Har banken meddelats om att du fått behörighet kommer du då att kunna få tillgång till kontot som fungerar som andra konton i internetbank där du kan få fram saldon, göra betalningar och även se historiska betalningar.

Bidrag från avdelningen

Avdelningen erbjuder särskilda ekonomiska stöd för klubbarnas arbete. Ansök om detta snarast efter årsmötet på särskild blankett, finns bland MALLAR. De bidrag klubben kan söka är:

• Klubbidrag
• Medlemsbidrag
• Extra bidrag

Kassörens bokföring

Bokföring är en systematisk dokumentering av ekonomiska händelser. Bokföringen ska ge en tydlig bild av och återge hur föreningens pengar har använts och från vem eller vilka föreningen har fått pengar. Samtliga ekonomiska händelser i föreningen ska dokumenteras, så att de vid behov kan följas upp och redovisas.

Ekonomiska händelser bokförs så snart det kan ske. Till varje bokföringspost ska finnas en verifikation, till exempel ett kvitto eller en faktura. Bokföringen ska varje år avslutas med ett bokslut, det vill säga en årsredovisning, balansräkning och resultaträkning. Allt bokföringsmaterial, till exempel verifikationer, bok­förings­böcker och det som bokförts i dator, måste du spara i minst sju år.

En central uppgift för kassören är att sköta klubbens bokföring från kalenderårets början fram till årets slut. Förutom att skriva upp saldo kan detta stödjas genom ett saldoutdrag från klubbkontot som bekräftar klubbens saldo. Detta görs enkelt genom internetbanken där du kan välja historiska datum och få fram exakt saldo.

För de utgifter och inkomster som görs skall kassören hålla koll på vad dessa är för något och att de är korrekta och notera dessa i en redovisning av klubbens inkomster och utgifter. Dels kan detta ske genom antingen loggföring på papper (det finns även särskilda kassaböcker att inhandla om man vill ha det) eller genom elektronisk organisering genom t.ex. Excel eller andra program som enkelt kan strukturera upp kassaflödet och följa klubbens ekonomiska gång med såväl inkomster som utgifter. I ST Handbok finns det mallar för detta om man inte har ett eget system man hellre använder. Utifrån hur många transaktioner som görs och komplexiteten i klubbens ekonomi kan detta anpassas utifrån behov. Troligt är att en klubb inte kommer ha så otroligt många transaktioner under ett år, men detta kan självklart variera beroende på om det är många mindre utgifter eller betalning genom exempelvis samlingsfakturor hos ett företag där klubben genomför flera inköp och betalar dessa samtidigt.

Sker betalning av samlingsfakturor kan det totala beloppet verifieras med en samlingsfaktura med enskilda delar av fakturan utbrutet som underrubriker för att möjliggöra uppföljning och tydliggöra hur pengarna använts.

De utgifter och inkomster som sker elektroniskt ger fördelen att informationen finns att tillgå genom internetbanken där man kan följa kontoutvecklingen med utbetalningar och överföringar. Där kan även egna anteckningar göras i samband med överföringar och betalningar. Vid en betalning av exempelvis en faktura från ICA kan då kassören när man lägger in betalningen göra "egen anteckning" (det fält som endast visas för betalaren som en minnesanteckning) om syftet, t.ex. "fika till möte ÅÅMMDD" så kan du eller vem som helst som tar över då få en snabb överblick över utgifterna utan att behöva se över verifikationerna.

Fakturor och kvitton sparas för att användas som verifikationer till utgifterna, och det är då viktigt att man vid en revision av bokföringen kan se att summor på utgifterna stämmer överens med vad som anges i bokföringen. Öresavrundningar ska inte göras utan belopp ska redovisas exakt som de förekommer på verifikationerna så att beloppen stämmer ner till öret.

Skulle en betald faktura komma bort kan många företag hitta en kopia om man kontaktar företaget med fakturanumret som angetts vid betalningen. I stor utsträckning kan företag vara hjälpsamma och komplettera dokumentation som kommit bort och det kostar ingenting att ringa eller skicka ett trevligt epostmeddelande med en förfrågan om en ny faktura som ofta enkelt kan skickas per epost utan större svårigheter.

Det är viktigt att det i kassabok och årsredovisning framgår varifrån pengar kommit och var de har gått och att dessa styrks med dokumentation. I de flesta fall består verifikationen av ett kvitto eller en faktura, men de kan bestå av annan dokumentation. Är det en transaktion gällande ett köp eller betalning av faktura ska kvittot eller fakturan användas.

För att bidra till enklare intern handläggning av verifikationer kan kvitton eller fakturor scannas in eller fotograferas för att undvika överdriven hantering av kvitton som ofta kan vara ömtåliga och lätt tappar bläcket med tiden och gör dem med tiden oläsliga. Ett närgånget fotografi med en modern telefon kan ofta ge en väldigt bra digital kopia av ett kvitto utan att texten bleknar bort vilket tyvärr ofta kan ske med vanliga kassakvitton.

Att föra kassabok och årsredovisning handlar i första hand om medlemmarnas rätt till insyn i hur klubbens ekonomi utvecklats under verksamhetsåret och om man följt budget eller om pengar använts på annat sätt än vad årsmötet beslutat om. Ändringar från budget kan så klart vara nödvändiga, och kassören kan då utifrån hur man handlat redogöra detta för medlemmarna. Detta är sedan föreningens underlag för huruvida man är nöjd med styrelsens hanterande av sitt uppdrag i frågor kopplade till klubbens ekonomi.

Dock är det viktigt att understryka att den årliga sammanställningen SKALL göras, och inför klubbens årsmöte ska det finnas en redovisning från föregående år mellan 1 januari och 31 december med saldo från årets början till slutet och klubbens ekonomiska resa dit.

Årsredovisningen kontrolleras av klubbens revisor som utsetts vid föregående årsmöte. Kassören skall i god tid innan årsmötet kontakta revisorerna och komma örens med dem hur de vill ha allt material kring det ekonomiska redovisat så de kan yttra sig angående ansvarsfriheten för styrelsen, vilket revisorerna gör skriftligt och deras yttrande skall vara en del av årsmöteshandlingarna. Som kassör är det viktigt att du och revisorerna har detta klart tills handlingarna för årsmötet skall skickas ut.

Det bokföringssystem man väljer ska säkerställa at…

• Alla transaktioner bokförs på rätt sätt och i rätt tid
• Inga transaktioner bokförs mer än en gång
• Redovisningen (bokföringen) dokumenteras och sparas på ett ordnat sätt
• Allt räkenskapsmaterial arkiveras enligt gällande regler

Att tänka på vid digitalbokföring

Många föreningar väljer att använda sig av digital bokföring på datorn. Detta kan göras i enkla digitala filer eller med ett bokföringsprogram. Ett särskilt bokföringsprogram är sällan nödvändigt på klubbnivå.

Ett bokföringsprogram förenklar mycket i arbetet under förutsättningar att man lär sig programmet och kan förstå och tolka siffrorna. Ska föreningen köpa in ett program så tänk igenom vad ni behöver så ni inte köper många funktioner ni inte har användning av. Ställ t ex dessa frågor:

• Är programmet enkelt att använda?
• Finns support om du behöver hjälp?
• Hur ofta sker uppdateringar och ingår de?
• Finns det utbildningar

Balans- och resultatrapporter skrivs ut och redovisas till varje styrelsemöte, samt vid varje årsmöte.

Att tänka vid på manuell bokföring

Bokför dina verifikationer i kronologisk ordning på varaktigt sätt t ex med bläck. Om du skriver fel, rättar du genom att stryka ett streck över det felaktiga beloppet (som inte får bli oläsligt), skriver in det rätta beloppet, datum och din signatur. När du fyllt en sida/ ett uppslag i grundboken kan du kolla att du fyllt i rätta siffror och att debet och kredit är lika stora. Räkna ner alla kolumnerna och skriv in summorna med blyerts tills du gjort tvärkontrollen. Den går till så att du summerar alla debet för sig och alla kredit för sig. När du är färdig ska summorna vara lika stora. Om inte måste du hitta felet. När siffrorna är OK skriver du in dem med bläck

Bokslut och ekonomisk redovisning

Räkenskapsåret avslutas med ett årsbokslut vilket betyder att den löpande bokföringen avslutas för aktuellt räkenskapsår. Bokföringen du gjort under året ämnar framför allt till att du ska kunna följa upp verksamheten mot de mål som ställts upp samt redovisa året som gått ekonomiskt för föreningens medlemmar vid kommande årsmöte. Det finns även lagar som styr bokföringsskyldigheten.

Bokslutet är en sammanställning av bokföringen och skall presenteras för medlemmarna i en ekonomisk rapport som innehåller:

• Balansräkning
• Resultaträkning

Dessa redovisas i separata dokument. Balans- och resultatrapporter skrivs ut och redovisas till varje styrelsemöte, samt vid varje årsmöte.

Balansräkning

En resultaträkning för föreningen är lite förenklat en summering av föreningens intäkter minus kostnader under en specifik period – alltså föreningens resultat. Med andra ord, om föreningen har gått plus eller minus under den specifika perioden.

Intäkter – kostnader = Resultat

Balansräkningen brukar ställas upp i två kolumner med tillgångar på ena sidan samt skulder och eget kapital (det vill säga hur tillgångarna finansierats) på den andra.

Tillgångssidan kallas även aktivsidan och skuldsidan kallas passivsidan. De två sidorna är definitionsmässigt lika, eftersom eget kapital är differensen mellan tillgångar och skulder. Summan av förenings tillgångar respektive summan av skulder och eget kapital kallas omslutning (balansomslutning).

Balansräkningen ger en ögonblicksbild av en organisations ekonomiska ställning vid en viss tidpunkt. I regel upprättas balansräkningen i samband med en ekonomiskredovisning vid årsmötet i föreningen.

Resultaträkning

En resultaträkning är en sammanställning av resultatkonto i bokföring. Resultaträkningen visar en verksamhets intäkter och kostnader och ger som saldo periodens resultat, här redovisar man om det har blivet en vinst eller förlust (överskott eller underskott i föreningen).

I resultaträkningen redovisas samtliga intäkter och kostnader under räkenskapsåret. Resultaträkningen och balansräkning utgör delar av årsredovisningen och måste presenteras efter en viss så kallad uppställningsform för överskådlighetens skull.

Uppställningsformen bestämmer bland annat i vilken ordning posterna i balans- och resultaträkningen skall hamna. Föreningens tidigare balans och resultaträkning ska överensstämma med tidigare årsredovisningar vad det gäller poster i balans- och resultaträkningen för att detta ska kunna jämföras med motsvarande belopp för tidigare år om man vill göra uppföljningar om föreningens ekonomi.

Revision av det ekonomiska året

Inför klubbens årsmöte ska det föregående årets bokföring kontrolleras av klubbens revisor. Detta görs genom att kassören lämnar över en sammanställning med saldo på klubbens bankkonto från 1 januari till 31 december till ansvarig revisor som utsetts vid föregående årsmöte.

Viktigt är då att alla utgifter och inkomster under året stöds av verifikationer som förklarar de belopp som gått in eller ut från kontot och stödjer varifrån pengarna kommer eller vart de gått. Verifikationerna bör på ett lättöverskådligt sätt vara organiserade och numrerade så att bokföringen enkelt kan följas och transaktionerna kontrolleras där revisorn enkelt kan se vad varje transaktion står för och huruvida den ligger i linje med klubbens verksamhet.

Revisorn ska få tillgång till redovisningen i god tid för att säkerställa att den tydligt klargör för ekonomin under året som förflutit. Revisorn kommer sedan med ett skriftligt yttrande (en s.k. revisionsberättelse) gällande årsredovisningen till klubbens årsmöte där man antingen styrker att styrelsen ska beviljas ansvarsfrihet eller ej. Skulle revisorn bedöma att man inte kan rekommendera styrelsen ansvarsfrihet för det gångna året skall det framgå av revisionsberättelsen varför. Det är ovanligt att ej tillstyrka ansvarsfrihet då det är uppenbar förskingring av pengar kan vara orsak till det. Mindre fel och brister brukar för det mesta bara påpekas och justeras. Om styrelsen ej beviljas ansvarsfrihet så leder det till att samtliga ledamöter och ersättare måste ställa sina platser till förfogande och ny styrelse måste väljas.

Av förklarliga skäl är det ekonomiska frågorna tidigt avhandlade under ett årsmöte så att medlemmarna kan besluta om ansvarsfrihet för styrelsen för att sedan övergå till frågor framåt i verksamheten. Om allt gått som det ska är då det gångna året slut och styrelsen har beviljats ansvarsfrihet och årsmötet fortgår med övriga punkter, oavsett om man ska återvälja styrelsen eller välja en ny styrelse.

Finns det frågor om ekonomin bör kassören vara väl påläst inför årsmötet ifall medlemmar har frågor och bör kunna förklara utfallet och eventuella avsteg som styrelsen har gjort från budget.

Arkivering

Det är viktigt att allt material och alla rapporter arkiveras i 7 år. Hur och vart detta arkiveras beslutar klubben själva. Det bästa är om det finns ett låsbart utrymme på arbetsplatsen där detta kan förvaras i väl strukturerade pärmar.

Stödresurser för frågeställningar

Frågor som uppkommer kring kassörsuppgifterna kan ofta besvaras antingen inom klubbstyrelsen eller med hjälp av de förtroendevalda ombud som finns. Är du osäker på vem du kan kontakta så kan ofta en bra ingångsväg vara den regionala ledamoten i avdelningsstyrelsen eller i frågor med fokus på kassörens uppgifter avdelningens kassör. Om inte den du frågar har svaret kan den förhoppningsvis ge förslag till vem du kan kontakta i frågan. Avdelningens kassör är en användbar resurs, men många frågor kring ekonomi kan även besvaras av andra i avdelningsstyrelsen eller andra som har erfarenhet av föreningsverksamhet och fackligt arbete inom organisationen med stort engagemang i det fackliga arbetet.

Undrar du hur du hittar epost eller telefonnummer till förtroendevalda inom klubbar eller avdelningsstyrelsen? Följ dessa anvisningar:

Under huvudfliken "personal" hittar du en underrubrik "personalorganisationer" och där finns "ST". Aktuell URL direkt till ST:s sida på krimnet (kräver åtkomst till krimnet på datorn för åtkomst) är: https://krimnet.kvv.se/Pers/FackPersonalforeningar/ST/Sidor/default.asp

Där kan man klicka sig vidare till antingen avdelningsstyrelsens medlemmar med kontaktuppgifter eller lokala klubbarnas förtroendevalda utifrån vem man vill komma i kontakt med. Ofta kan det vara klokt att vända sig till sin regionala ledamot, och denna kan sedan hänvisa vidare eller hantera frågan.

Summering av kassörens år

Nedan följer en snabb summering av verksamhetsåret:

• Inför årsmötet i början av året ska kassören göra ett bokslut och färdigställa en årsredovisning som lämnas till föreningens revisorer i god tid. Kassören ska kunna redogöra för medlemmarna för det gångna året och även presentera en budget för det närmaste året.
• Efter återval eller nyval av en kassör ska denna ta över klubbens ekonomiska handlingar och se till att man har tillgång till klubbens medel.
• Under verksamhetens gång ska kassören sköta ekonomin utifrån plan och möta de behov klubben har samt hålla reda på bokföringen genom någon slags kassabok som passar verksamheten och tillåter en enkel och korrekt översikt av klubbens aktuella tillgångar och utgifter med stöd av verifikationer till dessa.
• När kalenderåret slutas ska en redovisning färdigställas och förberedelser inför kommande årsmöte göras.

Den exakta arbetsbelastningen på kassören beror helt på klubbens arbete. Kassören har ett ansvar att sköta bokföringen och kontrollera samtliga utgifter så att de är korrekta och har stödjande dokumentation och kan enkelt följas upp av revisor eller andra medlemmar och även enkelt lämnas över till en ny kassör.

Ekonomiordlista

• Affärshändelse – ekonomisk händelse (transaktion) som påverkar föreningens ekonomiska ställning, dvs. en förenings tillgångar, skulder eller eget kapital.
• Attesträtt – innebär att föreningens styrelse ger ett skriftligt intyg till någon/några som ges rätt att utföra ekonomiska transaktioner.
• Balansräkning – status över föreningens ekonomi just vid årets slut.
• Bankgiro – ett kontantlöst betalningssystem som girerar pengar från avsändarens konto till mottagarens konto.
• BAS-kontoplan – en standardiserad kontoplan bestående av fyra siffror. www.bas.se
• Bokföra – ordna och kontera (registrera) ekonomiska händelser på olika bokföringskonton.
• Bokföringsorder – ett dokument som upprättas när det saknas en verifikation för en ekonomisk händelse eller vid ombokningar.
• Bokslut – ekonomisk sammanställning med balansräkning och resultaträkning samt dokumentation av väsentliga poster.
• Brutto – belopp före avdrag av något, till exempel lön före preliminärskatteavdrag.
• Budget – en plan över intäkter och kostnader under en bestämd tid. En budget görs alltid i förväg.
• Debitera – påföra någon en kostnad för något eller skriva ett belopp på bokföringskontots vänstra sida, dess debetsida.
• Firmatecknare – den person som ensam eller tillsammans med annan i föreningen är behörig att teckna föreningens firma, till exempel att betala räkningar eller ingå avtal.
• Förlust – underskott i det ekonomiska resultatet, d.v.s. mer kostnader än intäkter under en viss tidsperiod.
• Grundbokföring – där föreningens ekonomiska händelser presenteras i verifikationsnummerordning (kronologiskt).
• Handkassa – en kassa med kontanter.
• Huvudbokföring – innebär att man lägger upp redovisningen systematiskt (enl. kontoplan), så att man får en översikt över föreningens ekonomiska ställning och resultat. I ett datorbokföringsprogram görs grund- och huvudbokföringen samtidigt.
• Intäkt – en inkomst som är periodiserad, dvs. inkomst som hänförts till den period den intjänats. Intäkter som hör till den ideella verksamheten är t.ex medlemsavgifter och bidrag.
• Inventarier – anläggningstillgångar (till exempel maskiner, byggnader, datorer) som har en förväntad ekonomisk livslängd på mer än 3 år. Inventarier av mindre värde upp till ett halvt prisbasbelopp kan skattemässigt skrivas av direkt.
• Juridisk person – organisation som har egen rättskapacitet till exempel föreningar.
• Kassa – en förenings bokförda kontanta medel.
• Kassabok – hjälpmedel för enklare bokföring av kontanta in- och utbetalningar
• Kassör – ansvarar för att det finns kvitton på alla föreningens utgifter, kan arbeta med löpande bokföring, registrering av medlemsavgifter och betalning av fakturor, har ansvar för att skriva förslag till budget, bokföra och göra bokslut. Kontantmetoden – en enklare metod än faktureringsmetoden och innebär att du bokför inkomster och utgifter när betalningen sker.
• Kontoplan – en förteckning (plan) över de konton en förening använder inom bokföringen.
• Kostnad – utgift som avser en viss period (periodiserad).
• Kredit – ett lån eller anstånd med betalning eller den högra sidan på ett bokföringskonto.
• Kundreskontra – är en sidoordnad bokföring av kundfakturor som visar aktuell fordran/ skuld. I medlemssystemet under kundreskontra redovisas transaktioner avseende avgifter för medlemmarna. För föreningar med central uppbörd sköts transaktionerna med automatik och föreningar med lokal uppbörd måste föra in uppgifter manuellt i medlemsregistret. Viktigt för föreningar både med central- och lokal uppbörd att uppdatera uppgifter om kundernas, adress, telefonnummer samt medlemskapets status (ex. godkänna och avaktivera) i medlemsystemet.
• Lekmannarevisor – person i en ideell förening som inte har krav på sig att vara utbildad, men bör ha kunskap som krävs för det uppdrag som ska utföras.
• Likviditetsbudget – är budget för penningflödet i en förening. Likviditetsbudgeten används för att få översikt över kassan och därigenom kunna planera kommande in och utbetalningar.
• Netto – kvarvarande belopp efter avdrag av något. till exempel lön efter preliminärskatteavdrag.
• OCR-nummer – ett referensnummer som brukar anges på fakturor vid betalningar.
• Periodisering – en fördelning av utgifter och inkomster till den period då resursen förbrukats (kostnader) respektive då prestationen utförts (intäkter).
• Plusgiro – ett kontantlöst betalningssystem som girerar pengar från avsändarens konto till mottagarens konto.
• Resultaträkning - redovisning: visar en viss tidsperiods intäkter och kostnader exempelvis en månad eller ett år.
• Resurs – en tillgång av något slag, allt ifrån arbetskraft, varumärke till råvaror.
• Revisor/revision – person vars uppgift är att granska hur styrelsen sköter den ekonomiska redovisningen i en förening. Stora föreningar eller vissa projekt kan ställa krav på auktoriserad revisor.
• Räkenskapsår – är den period som en verksamhets eller rörelses bokföring omfattar och som avslutas med ett bokslut och en årsredovisning. Dagen då räkenskapsåret avslutas kallas för balansdag.
• Swish – är en mobilapplikationär och ett sätt att betala eller ta emot pengar med mobilen.
• Utgift – tidpunkten när man köper (anskaffar) något. När föreningen har anskaffat en resurs.
• Verifikation – ett dokument som visar en ekonomisk händelse i bokföringen som till exempel faktura, kvitto. Verifikationerna sätts in i räkenskaperna (till exempel pärmar) och visar att varje bokförd post grundar sig på en verklig ekonomisk händelse.
• Verksamhetsberättelse/Årsberättelse – en skriftlig redogörelse som beskriver vad som hänt och hur det har gått i en förening under det gångna året.
• Vinst – överskott i det ekonomiska resultatet, d.v.s. mer intäkter än kostnader under en viss tidsperiod.
• Årsbokslut/Årsredovisning – betyder att den löpande bokföringen avslutas för aktuellt räkenskapsår. Den sammanställda informationen redovisas i en balans- och resultaträkning för aktuellt räkenskapsår.
• Årsmöte – årsstämma, föreningsstämma. Föreningens högsta beslutande organ. Möte då föreningens verksamhet granskas av medlemmarna. Ett möte som hålls en gång per år.

Vill du veta mer?

• Ideella föreningar – regler, föreningsstyrning, redovisning och skatter, 2017, isbn 978-91-4410-882-7
• Redovisning i ideella föreningar, Björn Lundén, 2011 isbn. 978-91-7027-675-0
• Att föra bok, utgiven av BFN, bokföringsnämnden. Bokföring och annat kring bokföring kan laddas ner från deras hemsida www.bfn.se
• Raka besked i föreningsfrågor, 2015 Jan Lindblad och Björn Lundén, isbn 978-91-7027-987-4
• Bokföring, Anette Broberg och Björn Lundén, 2017 isbn 978-91-7695-051-7
• Skatteverket: www.skatteverket.se
• Bolagsverket: www.bolagsverket.se 
• Bokföring Baskontoplan: www.bas.se 
• Bokföringsnämnden: www.bfn.se  
• Hogia: www.hogia.se SpeedLedger: www.speedledger.se 
• Fortnox: www.fortnox.se
• Visma: www.visma.se för förening

Styrelsens primära uppgift är att genomföra den verksamhet som årsmötet beslutat. Varje år skall alla styrelser inför ombudsmöte eller årsmöte göra en verksamhetsplan som biläggs möteshandlingarna. Planen kan fungera som en draghjälp framåt och skapa en tydlighet i det arbete som föreningen ska utföra. Verksamhetsplanen visar föreningens prioriterade områden. Upprätta verksamhetsplanen tillsammans. Då ökar motivationen och känslan av delaktighet. Det är styrelsen och verksamhetsansvariga i föreningen som tillsammans ska upprätta verksamhetsplanen. Verksamhetsplanen behöver brytas ner i enskilda aktiviteter. Sätt datum och välj ansvariga. Avsätt gärna en tid för en workshop. Resultatet kan bli en plan som alla är införstådda med.

Under MALL - arkivet finner du mallar för detta. 

xxxx

Det är under det konstituerande mötet som årets föreningsstyrelse formellt bildas. Så snart som möjligt efter ombudsmötet eller årsmötet ska styrelsen konstituera sig vilket betyder att fördela de olika uppdragen. Val av firmatecknare beslutas ofta på ett konstituerande möte. Firmatecknare är den/de som har rätt att skriva under för föreningens räkning, som företräder föreningen gentemot bank och myndigheter, eller skriver under avtal. Firmateckningen kan vara enskild eller kollektiv. Enskild betyder att en eller flera personer var för sig kan skriva under. Kollektiv betyder att hela styrelsen eller minst två personer skriver under. Det är vanligt att omedelbart justera denna paragraf så att styrelsen kan informera om (med protokollsutdrag) plusgirot, banken med flera om vem/vilka som har rätt att företräda föreningen, samt företrädarens personnummer. (Bilaga protokoll från konstituerande möte).

Det är viktigt att ett konstituerande möte hålls så snart efter ett ombuds-/årsmöte som möjligt, gärna direkt efter. Detta då styrelsen inte formellt kan börja arbeta förens de har konstituerat sig. 

Glöm stelbenta möten – tänk livfulla diskussioner. Fackligt arbete handlar inte i första hand om stadgar, lagar och avtal, utan framför allt om gemenskapen på jobbet. Det handlar om att våga diskutera, ifrågasätta och medverka till att verksamheten utvecklas. Och till att medlemmarna får bra löner, villkor och kompetensutveckling.

1. Börja i tid.

2. Bestäm när ni ska sluta.

3. Ta det viktigaste först.

4. Dela på ansvaret.

5. Tänk positivt 

Föreningens ekonomi ska granskas av en utomstående (utanför styrelsen), en revisor. Revisorerna väljs, precis som styrelsen och valberedningen, på årsmötet av föreningens medlemmar. Revisorernas uppgift är att vara medlemmarnas ombud och granska styrelsens arbete. En styrelseledamot som avgår vid årsmötet kan inte väljas till revisor vid samma årsmöte. Det beror i sin tur på att föreningarna enligt stadgarna ska ha årsmöte senast under februari månad, vilket innebär att hen i egenskap av revisor skulle vara tvungen att granska sin egen förvaltning, under tiden denne satt i styrelsen. I mindre föreningar är uppdraget som revisor oftast ett förtroendeuppdrag och helt ideellt. I de flesta föreningar har lekmannarevisorer (vilket vi har i vår förening), för vilka det inte finns några formkrav. Men man bör se till att revisorerna uppfyller vissa kvalifikationer.

Revisorn bör:

• Vara en person som har förtroende från samtliga medlemmar.
• Ha tillräcklig kompetens av redovisning och ekonomiska förhållanden för att kunna utföra sitt uppdrag. Kraven är naturligtvis större i en stor förening, än en liten förening med enkla förhållanden.
• Vara oberoende gentemot föreningsledningen och inte jävig på något annat sätt.
• Inte vara omyndig.
• Inte vara försatt i konkurs. Revisorerna väljs på årsmötet och är ansvariga inför detta.

De ska:

• Genomgång och kontroll av räkenskaperna
• Göra en förvaltningsrevision.
• Inventering av tillgångarna (om klubben äger något, så som dator, mm? de flesta klubbar äger inga faktiska föremål).
• Kontroll av att de ekonomiska handlingarna förvaras på säkert sätt.
• Att kontrollera att styrelsen har skött förvaltningen av verksamheten (kontrollera protokoll och målfyllnad av verksamhetsplanen) på ett riktigt sätt.
• Kontrollera att verksamheten skötts i linje med stadgarna.

Revisorernas uppgift är att kolla att styrelsen handlar rätt. Revisorerna ska vara aktiva under hela verksamhetsåret. Om revisorerna hittar något som är fel ska de påpeka detta.

Som revisor har du en viktig uppgift, medlemmarna i föreningen är beroende av att alla led fungerar, inte minst kontrollmekanismerna i föreningen. Genom ekonomisk granskning kontrollerar du som revisor att styrelsen sköter förenings ekonomi på rätt sätt. Revisorn måste fortlöpande kontrollera styrelsens ekonomiska rapporter, bokföring och verifikationer och hur dessa förhåller sig till budget. Revisorerna ska också granska styrelsens rutiner.

Till valberedning väljs man antingen av ombudsmötet eller av en klubb på deras årsmöte. Man ingår i valberedningen inför kommande årligt möte vilket man förväntas bereda valen inför. Är man vald av ombudsmötet som är avdelningens högst beslutande organ så valbereder man avdelningsstyrelsen. Är man vald vid ett årsmöte för en viss klubb så valbereder man valen inför kommande årsmöte som är klubbens högst beslutande organ. Nedan finner ni lathundar som avdelningsstyrelsen tagit fram för att handleda och hjälpa er inför arbetet. Har man inte varit en del av en valberedning innan kan det kännas svårt att göra rätt därför har vi tagit fram materialet nedan för att underlätta för er och ge er den kunskap ni behöver.

Lathund för valberedningens arbete

I denna kan ni läsa om bl.a. följande: 

• Vad är en valberedning och vad skall den göra?
• Valberedningens mandat
• Val av valberedning
• Valberedningsarbete på klubb nivå
• Valberedningsarbete på regional nivå
• Valberedningsarbete på avdelnings nivå
• Förslag på arbetsmetod för valberedningsarbetet
• Förslag på Intervjufrågor till ledamöterna
• Kriterier att hålla sig till vid nominering
• Ingen vill ställa upp?
• Mallar till hjälp för valberedningen

Lathunden i sin helhet kan laddas ner nedan

Denna information bör biläggas kallelsen till årsmöten och ombudsmöte.

Denna information är särtryck ur samt bygger på andemeningen i delar ur kapitlet "Valberedningens arbete – Lathund" i ST Kriminalvårds handbok. För att få en mer omfattande förståelse för valprocessen läs kapitlet om valberedningens arbete och ST Kriminalvårds stadgar.

När ni står inför att deltaga vid årsmöten och ombudsmöte där personval skall göras är det viktigt att läsa igenom stadgarna och arbetsbeskrivningarna för de olika rollerna och positionerna så ni kan söka efter en kandidat som passar för den rollen och har tillräckliga kunskaper och kompetenser.

Givetvis bör sittande person på en viss position tillfrågas om denne är intresserad av att sitta kvar och inte bara på automatik leta efter en ny kandidat för uppdraget. Tänk på att den som suttit på en position kan ha skaffat sig god kunskap och byggt många broar och skapat goda kontaktnät som styrelsen kan ha behov av att få behålla. Även i mötet med arbetsgivaren är det viktigt att vi försöker ha en viss kontinuitet och inte byter representanter för ofta och utan anledning, detta för att behålla förtroendet mellan parterna. Att byta ut en person mot en kompis eller för att någon vill ha en viss titel eller liknande är sällan en bra strategi för föreningens framtida arbete.

Några kriterier att hålla sig till vid nomineringsförslag av styrelse

Vid val av förtroendevalda bör följande eftersträva:

• Kunskap om och intresse för fackligt arbete
• Hitta rätt kompetenser för de olika uppdragen
• Att kompetensnivån i styrelsen är hög och bred
• Att valen görs utifrån kompetens och vad individen tidigare har tillfört och/eller kan tillföra styrelsens arbete och inte utifrån eventuellt kompisskap eller titeljakt
• Rättvis representation mellan kvinnor och män om så är möjligt
• Lämplig åldersfördelning
• Representation från samtliga verksamhetsgrenar om möjligt
• En blandning av etnicitet om möjligt
• Om någon inte anses kunna ha kvar sin position kom ihåg att prata med denne i god tid och förklara sakligt varför förtroendet inte finns kvar. Avsätt inte någon bara för att, var saklig.

Oavsett ovanstående punkter får det inte handla om att kandidat med lägre kompetens eller lämplighet väljs bara p.g.a. kön, ålder, etnicitet, mm.

Det är också viktigt att tänka på att personerna ska kunna arbeta tillsammans och inte fastna i diskussioner som inte leder någon vart. Det viktiga är att styrelsen kan göra ett bra arbete, men en del av det är också att man trivs tillsammans. Trivs man och har kul brukar det bli mycket gjort! Sakkunskap och personliga egenskaper bör vara urvalet vid val av kandidat. Kunskaper från sitt yrke, sin hobby, sin familjesituation eller livserfarenhet i kombination med de personliga egenskaper man har bör vara vägledande för de olika uppdragen i styrelsen. Avdelningen driver flera olika verksamhetsinriktningar, t.ex. medlemsstöd, förhandlingsverksamhet, är involverade i säkerhetsfrågor, arbetsmiljöfrågor mm, föreningsträffar av olika slag, organisationsutveckling, osv. Då kan det vara bra att få med personer som är engagerade i de olika delarna. Har styrelsemedlemmarna dessutom lite olika bakgrund och sociala nätverk så breddar det basen för styrelsens gemensamma arbete.

Om en förändring önskas

Varför önskar man ett byte av person på en viss post? Är en förändring eller byte av person verkligen nödvändig? Har den som sitter på posten idag och meddelat att denne ställer upp för omval misskött sitt uppdrag? Finns det sakliga bevis för det som sägs om en individ? Önskar man av någon anledning byta ut en person på en viss post bör detta meddelas valberedningen i god tid, gärna så långt innan kommande möte så att personen i fråga hinner få feedback och får en chans att förändra sitt beteende och återskapa förtroendet. Du bör också fundera över varför du vill byta ut eller avsätta en individ och tydligt motivera detta för valberedningen och kommande årsmöte/ombudsmöte så förslaget blir sakligt och inte godtyckligt.

I valberedningssammanhang pratar man om svåra samtal, vilket för valberedningen bl.a. innebär:

"Det kan också uppstå lite svårare samtal när det är någon som inte kommer finnas med i valberedningens förslag. Tänk på att ta samtalet med den individen i god tid och att förklara varför denne inte anses kunna föreslås för omval och motivera erat beslut. Har individen av någon anledning tappat förtroendet i föreningen eller anses denne inte gjort ett bra jobb under året som varit?"

Det är aldrig särskilt bra för en förening att bara föreslå namn och ställa personer mot varandra och bedriva lobbyverksamhet. Detta leder till osämja och splittringar inom föreningen. Kom ihåg att bakom ett namn eller en viss post i en styrelse finns en människa med känslor och privatliv. Att bara avsätta en person utan motivering eller saklig anledning skapar bara dåligt mående hos den drabbade och leder till ett splittrat och dåligt klimat i föreningen. Behandla inte andra på ett sätt som du själv inte vill bli behandlad på. Var rädd om varandra och om dem som faktiskt jobbar och sliter för föreningen. Vi är alla bara människor men vi skall göra bra saker tillsammans.

Styrelsen jobbar på medlemmarnas uppdrag

Kom ihåg att en styrelse inte bara skall bestå av individer och namn på pappret, utan att det skall vara personer som faktiskt är beredda att arbeta för medlemmarnas bästa och utifrån medlemmarnas önskemål. Det händer att styrelser består av många namn på pappret men det kanske bara är 3 som verkligen arbetar, var då rädd om dem som verkligen jobbar.

En mer fördjupad uppdragsbeskrivning och kravprofil återfinns för vissa roller och uppdrag, dessa arbetsbeskrivningar hittar du längre ner på denna sida..

Som förtroendevald i ST har du fått förtroendet från dina kollegor för att vara representant i er dialog med arbetsgivaren. Alla förtroendevalda oavsett roll har fyra huvuduppdrag: Att stödja, värva, synas och engagera.

Här nedan listas huvudansvaret för det arbetet. Den ansvarige kan även delegera visst ansvar till annan förtroendevald detta bör dokumenteras. Ordförande delegerar i första hand uppdrag till sin viceordförande för att dessa skall kunna dela på arbetsbelastningen. I de fall inte heller viceordföranden har möjlighet kan uppdrag delegeras till annan.

I ST Handbok för fackligt arbete finns fler uppdragsbeskrivningar för vissa roller en mer utförlig beskrivning och kravprofil.

Uppdragsbeskrivning för avdelningsordförande

Ordförandens roll är att leda det fackliga arbetet i föreningen. Ordföranderollen är bred med mycket ansvar.

En ordförande har tre huvuduppdrag:

• Leda verksamheten
• Representera ST
• Utveckla verksamheten och skapa resultat

Svarar för:

• att kalla till och vara ordförande vid avdelningsstyrelsens möten
• att kalla till ombudsmöte
• att verksamhetsberättelse ska vara klar senast 1 april
• att eventuella stadgeändringarna ansöks om hos förbundet innan de införs
• att hålla kontakten inom Fackförbundet ST
• att utbildningsplan för avdelningsstyrelsen tas fram
• att arbetsordningar upprättas och utvecklas för ST inom KV.
• att vara press och media ansvarig
• att de olika rollerna och uppdragen fördelas i avdelningsstyrelsen
• att i dialog genomföra årliga samtal med ledamöter i avdelningsstyrelsen
• att deltaga i central samverkan, löneförhandling, övriga förhandlingar på huvudkontoret, ansvara för tvister, mm

Uppdragsbeskrivning för vice avdelningsordförande

Viceordföranden skall ersätta ordföranden när denne är frånvarande eller kan deltaga vid vissa möten mot arbetsgivaren, samt ansvara för de uppgifter ordförande avser att delegera. Vice ordföranden bör vara väl insatt i ordförandes arbete i sin helhet för att lätt kunna ersätta denne vid hastig frånvaro.Svarar för:

• att ersätta ordförande vid dennes frånvaro
• att ansvara för de uppgifter som delegerats i samråd med ordförande
• att utöver detta ansvara för sin egen region

Uppdragsbeskrivning regionansvarig

• att ansvara för tilldelad Region
• att delta i regional samverkan, förhandlingar och intervjuer, rehabärenden på regionnivå samt där hjälp/stöd begärs av regionens klubbar
• att upprätta maillista till klubbordförande för spridning av information samt att sprida information om verksamheten i avdelningen till klubbarna
• att samla klubbordföranden 1-2 gånger per år för möte och/eller utbildning, samt planera detta så att avd. ordf. kan deltaga
• att hålla kontinuerlig dialog med klubbordförande
• att avdelningsstyrelsens rekryteringspolicy är känd av klubbarna
• att ha kommunikationsskyldighet i väsentliga frågor/händelser med avd. ordf. innan eget beslut fattas
• att verifiera och vidarebefordra varje klubbs underskrivna protokoll samt övriga årsmöteshandlingar till kassören för arkivering och utbetalning av klubbidragen
• att använda tilldelade ekonomiska medel i linje med avdelningens riktlinjer och beslut
• att ansvara för och fördela regionens tilldelade pott facklig tid för bruk på lokal klubbnivå
• Att ansvara för och delegera den regionala RALS-processen

Uppdragsbeskrivning avdelningssekreterare

Sekreterarens uppgift är att på uppdrag av avdelningens ordförande kalla till styrelsemöten och föra protokoll under dessa möten. Det är sekreteraren som skriver ner beslut, minnesanteckningar och skapar sammanställningar efter möten för att styrelsen ska komma ihåg vad som beslutats. Sekreteraren ansvarar även för in- och utgående digital post och är den naturliga kommunikationskanalen in i styrelsen utifrån.

Svarar för:

• att in- och utgående post hanteras.
• att i samråd med ordföranden tillse att kallelser till möten skickas ut
• att protokoll förs vid alla styrelsemöten samt avstämningsmöten.
• att färdigjusterade protokoll och andra handlingar arkiveras enligt avdelningens riktlinjer
• att ansvara för bokningar mot externa parter (hotell, konferenser, mm) om inte detta är delegerat till annan person i styrelsen.
• att kontinuerligt uppdatera årsöversikten
• att kontinuerligt uppdatera beslutsliggaren
• mm

Uppdragsbeskrivning avdelningskassör

Kassörens roll är att hålla ordning på föreningens ekonomi. Kassörens roll består av att ta hand om avdelningens räkenskaper bland annat av in- och utbetalningar, bokslut och förslag till budget för varje verksamhetsår.

Svarar för:

• att avdelningens räkenskaper förs per kalenderår
• att bokslutet är klart före 1: a april
• att samverka med revisorer
• att handha inkommande/utgående fakturor
• att handha traktamenten
• att hantera reseräkningar
• att i väsentliga frågor/händelser rapportera till avdelningsordföranden
• att lämna kontrolluppgifter till Skatteverket senast 31 januari
• att biträda öriga styrelsemedlemmar och klubbarna i ekonomiska frågor
• att utbetala klubbidrag och medlemsbidrag
• att redovisa aktuell ekonomi vid styrelsemöten, avstämningsmöten och ombudsmöte

Uppdragsbeskrivning revisorer

Avdelningen har så kallade lekmannarevisorer, ej utbildade, som skall granska verksamheten efter bästa förmåga. Revisorn arbetar direkt på medlemmarnas uppdrag. Revisorn granskar styrelsens räkenskaper och verksamhet för medlemmarnas räkning och är en viktig del i det demokratiska kontrollsystemet.

Revisorn ska vara medlemmarnas granskande ögon och utgöra ett stöd för styrelsen. Som revisor granskar du styrelsens räkenskaper och sköter förvaltning för medlemmarnas räkning. Du är alltså en viktig del i det demokratiska säkerhets- och kontrollsystemet

En revisor bör ha god kännedom kring bokföring, redovisning och ekonomisk hantering. Revisorn bör också känna till hur en revision går till och vad som ska ingå i granskningen. De arbetar oberoende och rollen som revisor är ett uppdrag som kräver hög personlig integritet för att inte påverkas av vare sig styrelse eller medlemmar. Det är viktigt att revisorn kan vara så objektiv som möjligt i sin bedömning av styrelsens dokument och verksamhet.

Uppdragsbeskrivning IT-ansvarig

• att uppdatera ST:s hemsida på KrimNet
• att uppdatera avdelningens hemsida på ST.org
• Redovisa 200 kronan
• Sammanställa medlemsantal månadsvisd
• Ansvara för avdelningens registerfrågor mot förbundet
• Administrera sociala medier eller andra plattformar.

Uppdragsbeskrivning klubbordförande

• att årsmöte hålls innan den 1 mars och att inbjudan till möte skickas ut i enlighet med stadgarna.
• att meddela arbetsgivaren om nya styrelsen efter årsmöte
• att ST:s stadgar för klubbar följs
• att deltagande sker i lokal samverkansgrupp/MBL/skyddskommitté,
• att sköta de förhandlingar som berör lokal nivå och delegeras av regionansvarige
• att sprida information, samt dela den information som kommer från avdelningen till övriga styrelsemedlemmar
• att utbildningsbehovet tillgodoses i den egna styrelsen (detta kan ske i samråd med eller med hjälp av avdelningsstyrelsen
• att lönegrupp bildas som tar hand om RALS frågor
• att ST synliggörs på arbetsplatsen, t.ex. ska en anslagstavla finnas med bl.a. styrelsemedlemmarnas namn/telefonnummer. ST loggan mm
• att informera och använda www.st.org (ST: s hemsida på nätet)
• att registrera sig som förtroendeman på st.org och uppdatera styrelsen där efter årsmöte
• att rekryterings, utbildningsansvarig, mm utses i klubben
• att väsentliga frågor/händelser förs upp till regionansvarig nivå
• att närvara vid regionskonferens som regionansvarig kallar till
• att uppdatera klubbsidan på Krimnet genom kontakt med IT ansvarig i avd.
• att meddela förändringar i klubben till regionansvarige.
• att kalla till styrelsemöten
• att dokumentera ev. skyddsombud
• att efter genomfört årsmöte tillse att underskrivet årsmötesprotokoll samt årsmöteshandlingar tillsänds regionansvarige.

Uppdragsbeskrivning arbetsplatsombud

Arbetsplatsombudet är den naturliga länken mellan arbetsgivaren, den fackliga styrelsen och medlemmarna på arbetsplatsen. Arbetsplatsombudets roll är att vara närmast medlemmen och driva deras frågor. Arbetsplatsombudet kan i din roll påverka i beslut i frågor om arbetsmiljön och bidra till att skapa en jämställd arbetsplats. Arbetsplatsombudet skall tillsättas av klubb eller i de fall klubb inte finns av avdelningsstyrelsen. Tillsättningen av Arbetsplatsombudet skall protokollföras och meddelas arbetsgivaren.

Varje styrelsemedlem i en klubb är också tillika arbetsplatsombud på sin arbetsplats.

Svarar för:

• att verkställa uppdrag och beslut som meddelas av avdelningsstyrelsen eller den klubb som tillsatt ombudet
• att hålla regionansvarig/klubbordförande uppdaterad om vad som händer på arbetsplatsen
• att tillvarata medlemmarnas intresse och stödja medlem vid behov
• att verka för att ST görs synligt på arbetsplatsen
• att öka/behålla medlemsantalet i ST på arbetsplatsen – bedriva aktiv rekrytering
• att hälsa ny medlem välkommen till arbetsplatsen
• att ha god dialog och samverka med arbetsgivaren på arbetsplatsen

Som ledamot i avdelningsstyrelsen skall man vara väl medveten om att vi arbetar på medlemmarnas uppdrag och att vi har ett brett arbetsområde. Även om flera ledamöter har ett regionalt samordnings- och representationsansvar så har varje ledamot även ett centralt ansvar för hela avdelningens verksamhet.

Utöver arbetet inom avdelningen och i mötet med arbetsgivaren kan ledamöterna även deltaga i uppdrag på förbundsnivå. Styrelsens ledamöter bör försöka ha nån koppling till nått samverkansform och kontaktnät utanför vår egen myndighet. Exempelvis regionala rådet, TCO, samverkan mellan de rättsvårdande avdelningarna inom förbundet, mm.

Ledamöterna skall även företräde avdelningen vid förbundets sammankomster och kongresser. Ledamöterna beslutar ofta inom sig själva vilka som representerar var och när.

Ledamöterna har stort eget ansvar och arbetar under förtroende och tillit. Ledamöterna skall planera sin arbetstid så de prioriterar sina arbetsinsatser rätt. Det är viktigt att ledamöterna inte gör det som är roligt på bekostnad av det som ligger högre på prioriteringslistan. Ledamöterna bör prioritera sina arbetsuppgifter i fallande ordning enligt nedan:

• Möte med arbetsgivarrepresentanter
• Arbetet inom våran egen avdelning
• Andra arbetsuppgifter inom förbundet

Ledamot med regionsansvar skall fördela sin arbetstid både mellan regionala ärenden och det centrala arbetet för myndigheten övergripande. Denna fördelning skall vara ungefär 50/50, men kan skifta lite +- beroende på situationen för stunden. I den regionala delen av arbete ingår också att samverka med och hjälpa de lokalfackliga representanterna med olika frågor. Se mer under separat arbetsbeskrivning för ledamot med regionalt ansvar.

Varje ledamot svarar också för att vara tydlig i sin kommunikation såväl inom avdelningen som utåt. Detta innebär bland annat att vara saklig och trevlig samt att exempelvis tydligt rubriksätta sina mail så det är lätt att se vad mailet handlar om.

Varje ledamot ansvarar också för att prioritera sina uppdrag rätt inom avdelningen. Exempelvis:

• Prioritera avdelningsstyrelsens styrelsemöten, så väl de fysiska som de veckovisa digitala mötena. Krockar dessa med exempelvis en anställningsintervju, ett verksamhetsbesök, mm bör ledamoten eftersträva att hitta ersättare till dessa aktiviteter bland sina lokala representanter för att själv kunna prioritera avdelningens möte.

Generellt ansvar för förtroendevalda

• Fullfölja och efterleva fattade beslut.
• Leverera resultat i linje med uppdrag och mål.
• Hålla sig informerade och vara delaktiga i arbetet med de ärenden avdelningen arbetar med, samt påtala uppmärksammade brister.
• Bidra till den egna kompetensutvecklingen genom att utbilda och förkovra sig inom det fackliga arbetet.
• Ha övergripande kunskap om avdelningens stadgar och arbetsordning och arbeta utifrån dessa.
• Följa stadgar och övriga styrande dokument för avdelningen.
• Bidra till utveckling av verksamheten.

Representation och deltagande

Vid representation i arbetsgrupper, samverkan med andra avdelningar, representation vid förbundets kongresser och möten, mm skall alltid ordinarie ledamöter som arbetar 100% fackligt deltaga i första hand. I de fall ingen ordinarie ledamot kan deltaga skall avdelningsstyrelsen fatta ett enskilt beslut att skicka en av avdelningens ersättare istället. Arbete för avdelningen skall alltid i första hand ske av den individ som redan har tilldelad facklig tid. 

ST kriminalvårds organisation är uppbyggd efter att försöka spegla myndighetens organisation så vi får ett enkelt sätta att representera oss mot arbetsgivaren med kontinuitet och en rödtråd. I och med detta har ST kriminalvård regionansvariga för att kunna ha en ansvarig representant som möter myndighetens chefer inom sin region och samordnar arbetet inom regionen.

Vi har följande regionala ansvarsområden:

• Region Nord
• Region mitt
• Region Stockholm
• Region Väst
• Region Öst
• Region Syd
• Region NTE (nationellt ansvar för hela enheten, rikstäckande)
• Region HK

Fackligtidstilldelning

Regionansvarig och tillika ledamot i avdelningsstyrelsen tilldelas 100% facklig tid i sin roll som ledamot i avdelningsstyrelsen. I denna tid skall arbetsuppgifter nedan ingå.

Uppdrag och arbetsuppgifter

• Väljs av klubbarna inom den region de representerar (se separat beskrivning om hur valet går till)
• Ansvara arbetet inom tilldelad region
• Delta i regional samverkan, förhandlingar och intervjuer, rehabärenden på regionnivå samt där hjälp/stöd begärs av regionens klubbar
• Arbetet är brett och övergripande, spänner över hela myndighetens olika avdelningars ledningssystem
• Utövar mentorskap för andra förtroendevalda på lokal nivå
• Ingår som ledamot i avdelningsstyrelsen
• Bör inte vara ordförande i klubb lokalt
• Stort förhandlingsansvar inom tilldelad region
• Är den närmaste kontaktpersonen för klubbarna mot avdelningsstyrelsen
• Upprätta maillista till klubbordförande för spridning av information samt att sprida information om verksamheten i avdelningen till klubbarna
• Samla klubbordföranden 1-2 gånger per år för möte och/eller utbildning, samt planera detta så att avd. ordf. kan deltaga.
• Hålla kontinuerlig dialog med klubbordförande.
• Säkerställa att avdelningsstyrelsens rekryteringspolicy är känd av klubbarna
• Verifiera och vidarebefordra varje klubbs underskrivna årsmötesprotokoll samt övriga årsmöteshandlingar till kassören för arkivering och utbetalning av klubbidragen
• Skall fördela sin arbetstid ca 50/50 på centralt och regionalt arbete
• Inom den del av arbetstiden som avsatts för regionalt arbete ingår även att stötta och vara behjälplig i vissa lokala frågor
• Deltar i samverkansform utanför avdelningen
• Använda tilldelade ekonomiska medel i linje med avdelningens riktlinjer och beslut
• Utbilda de lokala fackliga förtroendevalda i det fackliga arbetet
• Har kommunikationsskyldighet i väsentliga frågor/händelser med avd. ordf. innan eget beslut fattas
• ansvara för och fördela regionens tilldelade pott facklig tid för bruk på lokal klubbnivå
• Ansvara för och delegera den regionala RALS-processen på lokal nivå.

Att arbeta som regionansvarig innebär att i sitt fackliga uppdrag jobba brett och övergripande med många olika myndighetsfrågor inom alla verksamhetsområden i respektive region. Som regionalt ansvarig skall man också arbeta med föreningstekniska frågor och organisationsutveckling inom ST organisation.

Vara lämplig som ST ansikte utåt mot arbetsgivaren på regional nivå (för NTE på nationell nivå). Skall ha förmågan att driva våra ärenden på ett professionellt sätt och inte bara ge upp efter att ha ställt en fråga. Förhandlingskunskapen och erfarenheten skall vara god. Ha god taktisk och strategisk förmåga.

Som regionansvarig skall man vara en mentor och handledare för övriga förtroendevalda inom regionen, detta innebär att denna person bör ha stor erfarenhet och kunskap om myndigheten, regionen, arbetsrätt, arbetsmiljö, förhandlingsteknik och framför allt besitta god föreningskunskap för att kunna hjälpa och vägleda sina klubbar och förtroendevalda inom regionen i allt från styrelsearbete, årsmöten, förhandlingar, mm.

Den regionansvarige väljs av sin region i enlighet med ST Kriminalvårds stadgar. Vartannat år skall regionen ompröva förtroendet för denne.

Den regionansvarige ingår även som ledamot i ST kriminalvårds avdelningsstyrelse. Detta innebär att denne kommer att behöva tänka bredare och engagera sig i frågor som rör samtliga verksamhetsgrenar (häkte, anstalt, frivård, NTE, HK, samt övriga funktioner inom myndigheten på central/nationell nivå. Den regionansvarige måste lyfta blicken och inte ensidigt ägna sig åt frågor som rör den egna regionen eller en specifik arbetsplats. Som ledamot i avdelningsstyrelsen måste man se till majoritetens bästa. Men alltid stäva efter att ta tillvara på alla våra medlemmars bästa och intressen.

Den regionansvarige kan men bör inte vara ordförande i en av sina lokala klubbar då det kan leda till en överbelastning av det fackliga arbetet på en person. Den regionansvarige bör överlåta till sina lokala klubbar och ombud att vara den närmaste kontakten för våra medlemmar i verksamheten, och vid behov hjälpa och stötta klubbarna (alltid vara ett stöd i lokala frågor). Vid behov kan den regionansvarige ta över lokala ärenden som klubbarna lämnar över av olika anledningar.

Varje regionansvarig har ett övergripande förhandlingsansvar inom sin region. Denne möter arbetsgivaren i olika förhandlingar på i första hand regional nivå men även i lokala MBL förhandlingar om dessa inte hanteras av klubbarna. Den regionansvarige bör även om denne delegerat lokala förhandlingar till klubbarna föra en dialog med klubben inför förhandlingen för att säkerställa att ST inte kommer överens med arbetsgivaren på lokal nivå om något som sedan menligt kan inverka på det fackliga arbetet på central och regional nivå. I och med detta är det viktigt att den regionansvarige alltid får en kopia på alla kallelser till MBL 10, 11, 14. Det är vår ståndpunkt att det vid alla former av förhandlingar alltid skall vara två företrädare från ST, dock är detta inte en regel utan en riktlinje. Angående förhandlingstaktik se kapitlet "Kort om förhandling, dialog och överläggning". Vid lokal MBL kan regionansvarige tillsammans med ett lokalt ombud utgöra en av förhandlingsdeltagarna.

Den regionansvarige är också den närmaste kontaktpersonen för sina klubbar in i avdelningsstyrelsen. Vilket innebär att den regionansvarige både för talan in i avdelningsstyrelsen för sina klubbar samtidigt som denne också skall tillgodose behovet för alla medlemmar i hela myndigheten. Detta gör den regionansvariges uppdrag relativt komplext.

För NTE finns ett lokalt tillägg vad avser förhandlingsrutiner, detta kapitel heter: "Lokalt tillägg NTE - regionansvariges samordnarroll vid förhandling" .

Ledamot med regionsansvar skall fördela sin arbetstid både mellan regionala ärenden och det centrala arbetet för myndigheten övergripande. Denna fördelning skall vara ungefär 50/50, men kan skifta lite +- beroende på situationen för stunden. I den regionala delen av arbete ingår också att samverka med och hjälpa de lokalfackliga representanterna med olika frågor

Regional budget

Den regionansvarige är ansvarig för att utarbeta en budget för sin region inför det årliga ombudsmötet.

Denna budget skall täcka:

• Minst 1 fysisk regionkonferens. I de fall regionansvarige önskar budgetera för 2 konferenser skall det framgå varför och vilket behovet är av ytterligare en konferens. Avdelningsstyrelsen avgör om regionerna skall kunna budgetera för 1 eller 2 fysiska konferenser per år.
• Utlägg för resor och uppehälle i samband med att den regionansvarig besöker förtroendevalda eller medlemmar. Vid regelrätta verksamhetsbesök skall kontroll göras om det går att genomföra på arbetsgivarens bekostnad.
• Utlägg i samband med besök av medlemmar på deras arbetsplats och där den regionansvarige vill bjuda på något, mm. Detta skall i första hand tas ur den regionala budgeten. I de fall den tilldelade regionala budgeten inte är tillräcklig för dessa utgifter kan den regionansvarige ansöka om pengar för denna typ av utlägg från den centrala avdelningsbudgeten.
• Budgeten skall vara verksamhetsanpassad utifrån regionens geografiska komplexitet och behov.

Arbetstider och ersättningar

Arbetet som regionansvarig innebär i grunden arbetstid förlagd 5 dagar i veckan, m-f. Men detta innebär inte faktiska start och sluttider utan denne kommer behöva arbeta oregelbundet och sena kvällar eller helger vid behov, detta styrs av arbetet för dagen och vad som måste bli klart. Vilken tid på dagen lunchen infaller är lite flytande och beror på dagerns arbetssituation. Denna skall också finnas tillgänglig för sina medlemmar om något särskilt händer utanför kontorstid. Ingen extra OB ersättning utgår vid arbete på obekväm tid, inte heller övertidsersättning på kvällar eller helger. IA lön eller arvoden utgår ej för detta arbete, utan den som väljs som regionansvarig har kvar samma totallön som innan och ingår i RALS på samma sätt som övriga. Den regionansvarige organiseras inom myndigheten som medarbetare under regionen då dennes arbetsplats är hela regionen. I arbetet som regionansvarig förekommer även en del resor både långa och korta samt övernattningar, och för detta utgår ej restidskompensation.

Kompetens och erfarenhet

• Vara lämplig att representera ST utåt
• Vara van att arbeta både självständigt så väl som i grupp
• Bred myndighetskunskap
• Bred facklig kunskap och erfarenhet
• Ha stor vilja och drivkraft i att skapa förbättringar för medlemmarna
• Erfaren och känna sig trygg i att förbereda och driva förhandlingar
• Vara van att arbeta administrativt och ha många olika ärenden på gång samtidigt
• Mycket god kunskap i föreningsteknik då denne skall handleda sina klubbar under deras verksamhetsår
• Kunna uttrycka sig professionellt i tal och skrift
• Ha en god analytisk och strategisk förmåga
• Ha god förmåga att planera långsiktiga strategier
• Ha stor förmåga att ta ansvar och vara den som arbetsleder olika projekt och ärenden
• Ha god förmåga att handleda andra som mentor i det fackliga arbetet
• Var bekväm med att prata för ST åsikter i mötet med arbetsgivaren och skapa goda argument för att försvara vårt ställningstagande
• Vara bekväm med både fysiska möten med chefer i olika nivåer såväl som möten i det digitala rummet

Den som jobbar som regionansvarig behöver hela tiden vara påläst och insatt i många olika ämnen samtidigt då denne möter chefer inom olika specialområden. Den regionansvarige möter dagligen chefer i olika delar av myndigheten som har ett smalt men specialiserat uppdrag. Den regionansvarige måste fördela sin tid på många olika ämnen och vara tillräckligt påläst och bör ha god erfarenhet inom ämnen och områden denne hanterar på bred basis för att på bästa sätt kunna möta dessa chefer med smala ansvarsområden. Denne bör också ha kapacitet att snabbt växla mellan olika ämnen och förhandlingar som kan lösa av varandra eller gå in i varandra under en dag.

Våran myndighet har blivit mer digital efter pandemiåren och detta avspeglar sig i fler och tätare möten under en och samma dag samt att mycket fortfarande sker över video eller annan typ av digital mötesform. Detta innebär att den regionansvarige måste känna sig bekväm med både fysiska och digitala möten.

Detta arbete handlar mycket om att hela tiden följa med i och vara insatt i det flöde av information som hela tiden kommer inom myndigheten. Detta innebär att man måste ha en viss förmåga att sortera och prioritera hur djupt och detaljerat man behöver vara insatt i olika ämnen och vad man behöver ha kunskap om mer övergripande.

Ledamöterna i avdelningsstyrelsen får dagligen ett stort antal mail med många olika bilagor, dokument som ibland kan vara som böcker att ta del av. Det handlar även om att vara övergripande insatt i de ämnen som den enskilde ledamoten inte har huvudansvaret för.

Att vara kassör i en ideell förening innebär många gånger en ganska stor arbetsbelastning. Den som blir förtroendevald till detta uppdrag bör ha ett stort intresse och engagemang i föreningen. Kassören bör även ha erfarenhet av eller kunskap om förhållandet mellan ekonomi och verksamhet i föreningslivet.

Kassören har hand om de övergripande ekonomiska uppgifterna. Man kan säga att kassören förvaltar föreningens ekonomiska tillgångar. Kassören är ansvarig att kontinuerligt informera om den ekonomiska situationen i föreningen. Kassören sköter det löpande ekonomiska arbetet som bokföring, registrering av medlemsavgifter och betalning av fakturor. Kassören får i dessa fall en mer ledande funktion och även granskande av att förtroendevalda behandlar föreningens ekonomi på det sätt som ombudsmöten och styrelsen beslutat om. Kassören ansvar för att skriva förslag till budget, bokföra och göra bokslut.

Kassören är tillsammans med ordförande firmatecknare för föreningen.

Kassören är ansvarig för att deklarera, lämna inkomstuppgifter till Skatteverket och betala arbetsgivaravgifter.

Uppdrag och arbetsuppgifter

I arbetet som kassör ingår bl.a. följande uppgifter:

• Vara sakkunnig i allt som rör ekonomin inom en förening och kunna vara mentor och kontrollfunktion för övriga styrelsen
• Ansvara för att avdelningens räkenskaper förs per kalenderår
• Bokföra respektive regioners verifikationer på deras konto
• Att bokslutet är klart före 1: a april
• Samverka med revisorer
• Handha inkommande/utgående fakturor
• Hantera reseräkningar och kontrollera att de är korrekta
• Att i väsentliga frågor/händelser rapportera till avdelningsordföranden
• Vid behov, lämna kontrolluppgifter till Skatteverket senast 31 januari
• Biträda övriga styrelsemedlemmar och klubbarna i ekonomiska frågor samt anmäla firmatecknare till bank
• Utbetala klubbidrag ,medlemsbidrag samt övriga beslutade bidrag
• Redovisa aktuell ekonomi vid styrelsemöten och ombudsmöte. En gång i månaden enligt mall för avdelningskassör.
• Tillse att redovisning av ekonomin sker utifrån beslutade mallar
• Löpande uppdatera dokument som har med ekonomi att göra, ex reseräkningar, visma, ansöknings blanketter, mm.
• Upprätta en mail och ett system för att kontrollera så räkningar och utbetalningar görs
• Göra en rutin om rubriksättning av mail
• Göra en rutin om tågordning gällande reseräkningar, redovisningar och ansökningar
• Planera en dag i veckan för tillgänglighet och kassörsuppdraget. Telefontiderna skall finna i verktyg för förtroendevalda
• Ha löpande dialog med kortinnehavare för att säkerställa så det nyttjas korrekt och täckning på kontot finns
• Arkivera kvitton och verifikationer.
• Döpa klubbkontona till detsamma som klubbnamnen i registret
• Säkerställa att korrekt summa utbetalas till rätt konto
• Skapa en strukturmodell för olika kategorier, ex underlag regionkonferens

Bankkonton, in- och utbetalningar

Kassören som är firmatecknare i föreningen ska se till att avdelningens konton är registrerade och handhas på ett korrekt sätt. Bankgiro används för att göra ekonomiska transaktioner till och från föreningen. För att kassören skall kunna teckna ett giro krävs det att denne får ett protokollsutdrag från ett styrelsemöte som verifierar detta beslut.

Då avdelningen har fler firmatecknare ansvarar kassören för att det framgår om personerna kan göra transaktioner var för sig om det inte har beslutats att de måste göra det tillsammans

Bokföring kassörens ansvar

Kassören ansvarar för föreningens Bokföring, den systematisk dokumentering av ekonomiska händelser. Bokföringen ska ge en klar bild av och återge hur föreningens pengar har använts och från vem eller vilka föreningen har fått pengar. Samtliga ekonomiska händelser i föreningen ska dokumenteras. De uppgifter som visar dessa ekonomiska händelser/affärshändelser: kvitton, utbetalningsbesked, inbetalningsavier osv., kallas verifikationer. Alla verifikationer ska sparas. De ligger till grund för bokföringen då de tydliggör och styrker de siffror som finns i bokföringen. Det är viktigt att kassören har ett system för att spara verifikationerna. De bör vara numrerade och sparas i kronologisk ordning så det är lätt för den som önskar att ta del av dessa att göra det.

En verifikation ska innehålla:

• Datum när den sammanställdes
• Datum som avser den ekonomiska händelsen (t.ex. datum för köpet)
• Kort beskrivning av köpet eller den ekonomiska händelsen
• Beloppet med en specificering av momsen
• Motparten, affären eller företaget som har sålt eller köpt varan/tjänsten
• Ibland får man inte alla dessa uppgifter vid ett köp. Då kan man skriva en egen verifikation och ta med uppgifterna ovan.

Då medlemmarna ska kunna ha insyn i hur styrelsen sköter föreningens ekonomi och ska kunna utkräva ansvar, måste kassören sköta ekonomin på ett organiserat och riktigt sätt.

Budget

Det är kassörens ansvar att ge ett förslag till budget. Denna budget ska sedan medlemmarna besluta om på kommande ombudsmöte. En budget är en prognos över planerade ekonomiska händelser. Det innebär hur kassören föreslår att föreningen ska använda sina pengar och hur man planerar att få pengar till föreningen. Budgeten är en central handling eftersom den talar om för styrelsen hur medlemmarna vill använda föreningens pengar. Detta blir ett ledande verktyg för styrelsen under verksamhetsåret. Styrelsen får också en större kontroll över hur man ska göra inköp, fördela de ekonomiska resurserna med mera.

Resultat-, balansräkningar och bokslut

Kassören ansvarar för att upprätta Resultat-, balansräkningar och bokslut i god tid inför kommande ombudsmöte.

En resultaträkning är en sammanställning av föreningens intäkter och kostnader. En resultaträkning ger en bild över ekonomiska händelser i föreningen över en tid. För varje räkenskapsår sammanställer kassören en resultaträkning som kan jämföras med budgeten för samma år eller resultaträkningar från föregående år. En balansräkning är en förteckning av de tillgångar och skulder som föreningen har vid en bestämd tidpunkt. Kassören skall med jämna mellanrum presenterar föreningens ekonomiska händelser vid styrelsemöten.

Ett bokslut innebär att man avslutar den ekonomiska boken för ett räkenskapsår. Ett räkenskapsår följer kalenderåret (dvs.1 jan – 31 dec.) och verksamhetsåret för föreningen. I ett bokslut sammanfattar kassören den ekonomiska delen av föreningens arbete. Att göra ett bokslut innebär att man sammanställer alla ekonomiska händelser och transaktioner i en resultat- och balansräkning.

Arkivering

Kassören måste spara de ekonomiska handlingarna på ett organiserat sätt, så medlemmar och andra har möjlighet att ta del av det. All räkenskapsinformation ska bevaras under minst sju år efter räkenskapsårets slut. Räkenskapsinformation är handlingar som är av betydelse för att man ska kunna förstå bokföringen. Exempel på detta är:

• verifikationer, dvs. kvitton, fakturor m.m.
• kontoplaner
• instruktioner om redovisningsprinciper
• bokföring (grundbok, huvudbok)
• inventeringslistor, lagerspecifikationer och andra bilagor till årsboken

Kompetens och erfarenhet

• Hög pålitlighet och lojalitet
• Stor kunskap och lång erfarenhet av ekonomiskt arbete
• Ordningssinne och struktur
• Stor erfarenhet av bokföring och bokslut
• God kunskap i exel
• Van att arbeta självständigt, se och lösa uppkomna problem
• Driven och självgående
• Det är en fördel om kassören för avdelningen har en ekonomisk utbildning då det är ett komplext arbete och vi omsätter relativt stora summor per år.

Som ersättare i avdelningsstyrelsen arbetar man med nationella frågor och ersätter frånvarande ordinarie ledamot i avdelningsstyrelsen vid beslutsfattningar.

Ersättare för avdelningen är också tillika första ersättare för den regionansvarige i vars region denne tillhör.

Varje ersättare har samma ansvar som ledamöterna att lyfta blicken ovanför sitt lokala VO. Frågor och rapporter kring lokala VO händelser skall ingå i den regionansvariges rapport. Ersättare rapporterar till avdelningsstyrelsen utifrån de specifika uppdrag de har på nationell/central nivå.

Ersättare som har specifikt uppdrag för avdelningen skall ersättas med motsvarande tid som uppdraget kräver utöver nedan grundfördelning.

Facklig tidstilldelning

Ersättare tilldelas 5% facklig tid + de 10 stycken 9:2 dagar (skall fördelas både lokalt och centralt) i sin roll som ersättare i avdelningsstyrelsen. I denna tid skall följande ingå:

• Deltagande i avdelningens möten.
• Administrativt arbete i centrala frågor för avdelningen.
• De 5% facklig tid avser möjlighet att deltaga i digitala styrelsemöten.

Avdelningsstyrelsen har beslutat att fördela 50% facklig tid till varje region att fördela på lokal nivå. Regionansvarig äger rätten att fördela denna tid inom sin region enligt nedan riktlinjer. Region öst har 50% lokal tid likvärdigt som övriga men kan fördela del av tiden till HK vid behov, detta då HK i grunden är en del av region öst och utgör en delad region med vardera 1 x 100% regional facklig tid.

Det är viktigt att den som tilldelas facklig tid använder tiden till fackligt arbete och synliggörande.

Varje regionansvarig äger rätten att tillse att uppgiften utförs men med en flexibilitet som passar just den regionens förutsättningar och geografiska komplexitet. Den regionansvarige kan även fördela viss tid till person som ersätter och avlastar regionansvarig i vissa frågor.

I de fall en regionansvarig ser att tiden inte kommer gå åt kan den regionen dela med sig av överskottet av tid till annan region. Hur denna omfördelning i såna fall görs skall behovsprövas och beslutas av avdelningsstyrelsen.

Varje individ på lokal nivå ansvarar för att lägga in sin fackliga tid i heroma i god tid.

• 30% kan fördelas efter behov på individ eller i gemensam timpott.
• I de fallen fast tid läggs ut på individ bör en långsiktig plan göras. 3-12 månader åt gången där fasta dagar läggs ut.
• De timmar som läggs i en pott kan fördelas med kort varsel vid behov på olika förtroendevalda inom regionen.
• 20% skall avsättas till att synliggöra ST i verksamheten lokalt på våra arbetsplatser.
• Avsätta en dag i veckan att fysiskt besöka närliggande verksamhetsplatser för att synliggöra ST lokalt och bidra till ökad rekrytering.
• Efter genomfört besök skall en skriftlig rapport göras till regionansvarig om hur det gick och hur upplevelsen varit.
• Avsatt tid skall räcka till transport och besök på arbetsplats.
• I de fall övernattning behövs skall den som avser göra resan i förväg få ett ok från regionansvarig.
• Eventuell boende och resekostnad skall ersättas enligt avdelningens ekonomiska riktlinjer och ingå i den regionala budgeten.
• Dessa dagar skall planeras ut i god tid för året. Detta kan ingå i den lokala årsplaneringen.

Fackligtid utöver ovan angiven grundfördelning

Varje region har möjlighet att äska ytterligare facklig tid att fördela på lokal nivå, detta skall då behovsprövas av avdelningsstyrelsen samt vara tidsbegränsad.

• Ansökan skall innehålla en skriftlig redogörelse för varför tid behöver tillsättas och hur den tiden avses nyttjas samt över hur lång tid man bedömer att satsningen behöver fortgå.
• Avdelningsstyrelsen skall fatta ett skriftligt dokumenterat beslut om ansökan bifalles eller ej samt motivering till beslutet och tidsfristen på den extra satsningen.
• Avdelningsstyrelsen ansvarar för att regelbundet ompröva behovet för extra utlagd tid på lokal nivå utöver den fasta grundfördelningen på 50% enligt ovan. Avdelningsstyrelsen skall ompröva dessa beslut minst en gång under december månad varje år eller då tidsfristen går ut.
• Avdelningssekreteraren skall bokföra dessa beslut i särskild liggare som hålls tillgänglig över tid för hela avdelningsstyrelsen.